Spracovanie osobných údajov advokátmi o klientoch alebo iných fyzických osobách, je každodennou súčasťou výkonu advokácie. V texte nižšie uvádzame podmienky, za ktorých dochádza k spracúvaniu osobných údajov našou advokátskou kanceláriou Advocatur Gémeš, Filipová & Partner AG, akciová spoločnosť, so sídlom Städtle 17, Vaduz 9490, Lichtenštajnské kniežatstvo, reg.č. FL-0002.539.075-9, zápis: Amt Für Justiz Fürstentum Liechtenstein Handelsregister, vo veci týkajúcej sa organizačnej zložky podniku BOOM & SMART Slovakia, so sídlom Dolná 370/6A, Banská Bystrica 974 01, Slovenská republika, IČO: 53 096 428, zápis: Obchodný register Okresného súdu Banská Bystrica, Oddiel: Po, Vložka číslo: 740/S.

1. Pre aké účely, a prostredníctvom ktorých právnych základov, spracúvame vaše osobné údaje?

Účely spracúvania	Právny základ
Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb)	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Poskytovanie iných ako právnych služieb	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR alebo verejný záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR
Účely týkajúce sa ochrany oprávnených záujmov	Oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Marketingové účely	Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme a účely historického a vedeckého výskumu	Právny základ, ktorý umožňoval získavanie osobných údajov na pôvodné účely v zmysle režimu čl. 89 GDPR
Personalistika a mzdy	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR prípadne aj plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR
Účtovné a daňové účely	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR

Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb) môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:

• Príprava ponuky právnych služieb na žiadosť klienta vrátane účasti vo výberových konaniach klientov;
• Posúdenie klienta z pohľadu potenciálneho konfliktu záujmov;
• Uzatvorenie zmluvného vzťahu s klientom vrátate predzmluvných vzťahov;
• Overovanie totožnosti klienta;
• Zastupovanie klientov v konaní pred súdmi, orgánmi verejnej moci a inými právnymi subjektmi;
• Obhajoba v trestnom konaní;
• Poskytovanie právnych rád;
• Spisovanie listín o právnych úkonoch;
• Spracúvanie právnych rozborov;
• Správa majetku klientov;
• Ďalšie formy právneho poradenstva a právnej pomoci;
• Komunikácia s klientami a inými fyzickými osobami týkajúca sa výkonu povolania alebo zmluvného vzťahu s klientom;
• Vyhľadávanie dôkazov v prospech klienta;
• Právne poradenstvo v rámci funkcie zodpovednej osoby podľa GDPR;
• Zisťovanie totožnosti klientov prostredníctvom svedkov, vyjadrenia obce alebo listinných dôkazov.

Poskytovanie iných ako právnych služieb môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:

• Výkon funkcie oprávnenej osoby podľa Zákona o partneroch verejného sektora;
• Autorizácia zmlúv vrátane vyhľadávania informáciách o osobách, ktorým by uzavretím zmluvy mohla vzniknúť škoda;
• Vykonávanie konverzie a zaručenej konverzie;

Zabezpečovanie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:

• Plnenie povinností na úseku ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti   a financovania terorizmu;
• Vnútorné administratívne činnosti súvisiace s alebo podporujúce poskytovanie právnych a iných služieb;
• Evidencia času, úkonov a poskytnutého poradenstva klientovi;
• Správa a kontrola záväzkového vzťahu medzi klientom a advokátom;
• Vedenie spisovej agendy advokáta;
• Oznamovanie protispoločenskej činnosti (whistleblowing).

2. Aké oprávnené záujmy pri spracúvaní osobných údajov sledujeme?

Ochrana oprávnených záujmov advokátskej kancelárie je spätá predovšetkým so zabezpečením bezpečnosti priestorov kancelárie a majetku. Zároveň, oprávnený záujem ako sekundárny právny základ môžeme aplikovať aj v prípadoch, kde účely spracúvania osobných údajov definuje právny predpis, ale nedostatočne špecifikuje podmienky spracúvania osobných údajov.

Oprávnené záujmy, na ktoré sa pri spracúvaní osobných údajov spolieha naša kancelária, môžu byť nasledovné:

Oprávnený záujem	Popis
Ochrana majetku a priestorov kancelárie	–
Priamy marketing	GDPR definuje podmienky, za splnenia ktorých je možné priamy marketing považovať za oprávnený záujem prevádzkovateľa. Preto sa pri našej komunikácii s vami, ktorú možno podradiť pod priamy marketing (napr. zasielanie newslettra), spoliehame na naše oprávnené záujmy.

3. Aké kategórie osobných údajov o vás spracúvame?

Z pohľadu advokáta je veľmi komplikované vymedziť presný zoznam osobných údajov, ktoré o vás spracúvame. Tieto sa líšia v závislosti od konkrétneho prípadu, poskytovanej právnej služby, od účelu a tým aj vykonanej spracovateľskej operácie. Platí však, že všetky osobné údaje, ktoré o vás spracúvame, sú nevyhnutné na dosiahnutie predmetného účelu a teda sú spracúvané prísne v súlade so zásadou minimalizácie osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR.

Vo všeobecnosti možno kategórie osobných údajov, spracúvaných našou advokátskou kanceláriou, vymedziť ako:

1. základné identifikačné údaje: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, kontaktné údaje ako adresa bydliska, e-mailová adresa a telefónne číslo;
2. ďalšie identifikačné údaje: údaje o štátnej príslušnosti, číslo alebo fotokópia úradných dokladov (občiansky preukaz, pas, vodičský preukaz), informácie o bankovom účte;
3. údaje o ekonomickom alebo sociálnom stave: príjmy, výdavky, aktíva a pasíva;
4. osobitné kategórie osobných údajov: napr. v prípade antidiskriminačných alebo pracovnoprávnych sporov, v trestnom konaní a pod.

4. Používame automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania?

V našej kancelárii nevyužívame žiadne procesy, ktoré by boli založené a automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania, v zmysle článku 22 GDPR.

5. Komu sprístupňujeme vaše osobné údaje?

Vo všeobecnosti platí, že advokát poskytuje právne služby pod podmienkou zachovania mlčanlivosti, ktorá sa zákonite vzťahuje aj na spracúvanie osobných údajov klientov a iných osôb. Podmienkou zachovania mlčanlivosti je advokát viazaný tak zákonom, ako aj predpismi advokátskej komory.

Preto osobné údaje našich klientov a iných osôb vo všeobecnosti nesprístupňujeme. Podľa Trestného zákona je však advokát povinný prekaziť spáchanie trestného činu, ak sa hodnoverným spôsobom dozvie, že iný pripravuje alebo pácha zločin. Zároveň je advokát povinnou osobou podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu, a preto je v súlade s týmto predpisom povinný poskytnúť finančnej spravodajskej jednotke, súdom alebo orgánom činným v trestnom konaní, všetky potrebné informácie a doklady, ak takýmito v uvedenej súvislosti disponuje.

Vaše osobné údaje môžu byť zároveň poskytnuté osobám, ktoré poverujeme vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb, spracovaním účtovnej agendy, alebo  poskytovateľom serverového úložiska.

6. Sú vaše osobné údaje prenášané do tretích ktorých alebo medzinárodných organizácií?

BOOM & SMART Slovania je organizačnou zložkou advokátskej kancelárie Advocatur Gémeš, Filipová & Partner AG so sídlom v Lichtenštajnsku. Z uvedeného dôvodu využívame bezpečné cloudové služby overeného poskytovateľa so servermi umiestnenými vo Švajčiarsku, ktoré sa podľa GDPR považuje za tretiu krajinu.

Európska komisia môže podľa článku 45 GDPR rozhodnúť o tom, že tretia krajina zaručuje primeranú úroveň ochrany osobných údajov. Takéto rozhodnutie Komisia vo vzťahu k Švajčiarsku vydala v roku 2000 a v súlade s článkom 45 ods. 9 GDPR platí aj v súčasnosti.

Toto rozhodnutie o primeranosti je dostupné napríklad tu: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SK/TXT/HTML/?uri=CELEX:32000D0518&from=SK

V nadväznosti na uvedené je možné konštatovať, že prenášať osobné údaje do Švajčiarska je možné vo voľnom režime podobnom tomu, ktorý platí pre cezhraničné spracúvanie.

7. Po akú dobu uchovávame vaše osobné údaje?

V prípade, ak ste našim klientom, spôsob uchovávania vášho spisu vrátane jeho skartácie, upravuje vnútorný predpis Slovenskej advokátskej komory.

Podľa Návrhu spisového poriadku, ktorý je prílohou uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory č. 29/11/2011 zo dňa 1. decembra 2011, je skartačná lehota klientského spisu 10 rokov. Táto lehota plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu archívu.

Uvedenou lehotou sa riadi aj naša advokátska kancelária.

Existujú však výnimky, ktoré nám ukladajú povinnosť evidovať klientský spis dlhšie. Podľa vyššie uvedeného predpisu SAK, nie je možné skartovať:

• klientský spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom,
• protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov,
• klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu,
• klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.

Ak advokát vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia.

Vedenie a uchovávanie účtovnej dokumentácie (účtovných záznamov) upravuje predovšetkým zákon o účtovníctve, ktorý na evidenciu týchto záznamov stanovil desaťročnú lehotu, pričom začiatok jej plynutia sa odvíja od typu konkrétneho záznamu.

V ďalších prípadoch spracúvania osobných údajov, uchovávame osobné údaje po dobu nevyhnutnú na splnenie daného účelu spracúvania, alebo do uplynutia doby, na ktorú nám dotknutá osoba poskytla svoj súhlas.

8. Poučenie o právach dotknutej osoby

Ako dotknutá osoba máte právo

• požadovať od nás prístup k vašim osobným údajom podľa čl. 15 GDPR
• na opravu vašich údajov podľa čl. 16 GDPR
• na vymazanie vašich údajov podľa čl. 17 GDPR
• na obmedzenie spracúvania vašich údajov podľa čl. 18 GDPR
• na prenosnosť osobných údajov podľa č. 20 GDPR
• namietať spracúvanie osobných údajov podľa č. 21 GDPR
• právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov
• podať dozornému orgánu návrh na začatie konania podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov

Uplatnenie vašich práv je však podmienené splnením podmienok, ktoré pre ich uplatnenie kladie GDPR. Zároveň sa možnosť ich uplatnenia odvíja aj od vášho postavenia vo vzťahu k našej advokátskej kancelárii, teda či ste alebo nie ste našim klientom. Pretože práve od tejto skutočnosti sa odvíja aj naša prípadná povinnosť zachovávať mlčanlivosť.

Svoje práva môžete uplatniť e-mailom na office@boomandsmart.com, alebo písomne na adrese nášho sídla.

9. Cookies

Tieto zásady používania cookies na webových stránkach našej advokátskej kancelárie vám poskytnú všetky podstatné informácie o ich využívaní z našej strany, a to tak informácie podľa Všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR), ako aj aktuálne platného zákona o elektronických komunikáciách.

Čo sú súbory cookie?

Súbor cookie je malý textový súbor, ktorý webová lokalita ukladá vo vašom počítači alebo mobilnom zariadení pri jej prehliadaní. Vďaka tomuto súboru si webová lokalita na určitý čas uchováva informácie o vašich krokoch a preferenciách (napríklad jazyk, veľkosť písma a iné nastavenia zobrazovania), takže pri prehliadaní jej jednotlivých stránok ich nemusíte opätovne uvádzať.

Aké súbory cookie využíva táto webstránka?

Využívame len dva typy cookies.

Prvým sú tzv. technické cookies, nevyhnutné na správne zobrazenie tejto webstránky vo vašom prehliadači. Na ich ukladanie vo vašom koncovom zariadení, ani na prístup k nim, nepotrebujeme váš súhlas, pretože bez ich použitia by sa náš web nezobrazoval korektne.

Druhým typom nami využívaných cookies sú Google Analytics. Ide o cookies tretej strany, konkrétne spoločnosti Google. Aby sme ich mohli prostredníctvom tejto webstránky ukladať do vášho koncového zariadenia a údaje nimi získané spracúvať, potrebujeme k tomu váš súhlas.

Súhlas, ktorý nám s ich používaním udelíte, predstavuje súhlas s:
– ich uložením do vášho koncového zariadenia a prístup k nim a
– spracovanie údajov za účelom analýzy návštevnosti webu a v tomto kontexte aj prispôsobenie dostupného obsahu.

Analytické cookies používame na účely štatistickej analýzy. Uvedené nám umožňuje porozumieť, ako návštevníci túto webstránku používajú, aké podstránky si najčastejšie prezerajú a pod. Štatistické vyhodnotenie týchto údajov nám pomôže lepšie prispôsobiť obsah webstránky užívateľským preferenciám a potrebám jej návštevníkov.
Tieto cookies nám umožňujú identifikovať váš prehliadač alebo zariadenie („jedinečné ID“), čas a dátum vašej návštevy na našom webe. Tieto analytické súbory cookie môžu tiež zhromažďovať informácie o type a nastaveniach vášho prehliadača, type a nastaveniach zariadenia, operačnom systéme a mobilnej sieti (tieto údaje umožňujú odlíšiť jedného návštevníka webstránky od ostatných). Výsledky analýzy súborov cookies budeme využívať prakticky výlučne na vytváranie anonymných prehľadov o obľúbenosti a návštevnosti jednotlivých stránok a podstránok našej webstránky a prispôsobovanie obsahu užívateľským preferenciám.

Ako dlho uchovávame získané údaje?

Platnosť (trvanie) analytických cookies – Google Analytics je 2 roky.
Samozrejme, tieto súbory môžete zo svojho zariadenia vymazať aj oveľa skôr. Postup nájdete napríklad tu:

a. Google Chrome
b. Mozilla Firefox
c. Microsoft Internet Explorer
d. Microsoft Edge

Odvolanie súhlasu

Vaše preferencie spočívajúce v udelení súhlasu môžete kedykoľvek zmeniť a súhlas odvolať. Využiť na to môžete náš cookie banner alebo nastavenie webového prehliadača.

Viac informácií

Viac informácií o spracúvaní osobných údajov nami ako prevádzkovateľom nájdete v našom Privacy Policy. Viac informácií o súboroch cookies nájdete napríklad TU alebo TU.

 

10. Kódex správania pre spracúvanie osobných údajov advokátmi

Naša advokátska kancelária pri spracúvaní osobných údajov postupuje plne v súlade s Kódexom správania pre spracúvanie osobných údajov advokátmi, prijatým Slovenskou advokátskou komorou a schváleným Úradom na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.