Privacy Policy

Processing personal data of clients and other natural persons is a daily routine in advocacy. Please find below the terms and conditions governing personal data processing by our law office Advocatur Gémeš, Filipová & Partner AG, Städtle 17, Vaduz 9490, Liechtenstein, Company ID Number FL-0002.539.075-9.

For any other questions, please contact us by email office@boomandsmart.com or in writing to our company address.

  1. What is the purpose and lawful basis for processing your personal data?
Purpose of data processing Lawful basis
Exercise of profession

(provision of legal services)

Fulfilment of a legal obligation as amended by Art. 6 (1c) GDPR, the performance of a contract as amended by Art. 6 (1b) GDPR, legitimate interests as amended by Art. 6 (1f) GDPR or the public interest as amended by Art. 6 (1e) GDPR.
Protection of a legitimate interest Legitimate interests pursued by the attorneys or third parties as amended by Art. 6 (1f) GDPR.
Marketing purposes Consent given by the data subject as amended by Art. 6 (1a) GDPR or legitimate interests pursued by attorneys or third parties as amended by Art. 6 (1f) GDPR.
Archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes and statistical purposes  

Lawful basis permitting personal data collection for initial purposes in respect of Art. 89 GDPR.

Human Resources Management Fulfilment of a legal obligation as amended by Art. 6 (1c) GDPR, for the purpose of legitimate interests as amended by Art. 6 (1f) GDPR or for the performance of a contract as amended by Art. 6 (1b) GDPR.
Accounting and tax purposes Fulfilment of a legal obligation as amended by Art. 6 (1c) GDPR.

In the exercise of profession (i.e. provision of legal services), personal data processing is necessary for the following purposes:

  • Preparing the offer of legal services upon client’s request;
  • Assessing the client for any potential conflict of interests;
  • Entering into a contract with a client including intention to enter into a contract;
  • Verifying the client’s identity;
  • Representing clients before courts, authorities and public bodies and other legal subjects;
  • Legal representation in criminal cases and trials;
  • Legal counselling;
  • Writing deeds;
  • Making legal analyses;
  • Trusteeship;
  • Other forms of legal counselling and legal aid;
  • Communication with clients and other natural persons for the purpose of profession or a contractual relation with a client;
  • Searching for evidence for the benefit of a client;
  • Legal counselling in relation to the position of DPO within GDPR;
  • Verifying client’s identity through witnesses and declarations by the municipality or other deeds;
  • Contract authorisation including information about persons whose interests may be harmed or impaired upon contract execution;
  • Performance of duties regarding protection against money laundering and terrorist financing;
  • Internal administrative activities in relation to or for the purpose of providing legal or any other services;
  • Keeping track of the time and the scope of services and counselling to be provided to a client;
  • Administration and control of a contractual relation between a client and an advocate;
  • File agenda of an advocate;
  1. What legitimate interests do we follow for the purpose of personal data processing?

Protection of legitimate interests of a law office is closely linked to ensuring security within the company premises and that of the property. Simultaneously, the legitimate interest as a secondary lawful basis may also be applied in those cases when the purposes for personal data processing are governed by the law without properly specifying the conditions for such processing.

The legitimate interests our law office takes into account in personal data processing are as follows:

Legitimate interest Definition
Protection of property and office premises
Direct marketing GDPR defines the conditions under which direct marketing is regarded as a legitimate interest of the Controller. Therefore, the communication belonging to direct marketing (e.g. newsletters) relies on our legitimate interests.
  1. What categories of your personal data are processed?

It may be difficult for the attorney to define the exact categories of your personal data to be processed. These may vary from case to case, from the type of a legal service provided, the purpose as well as the processing operation itself. However, all of your personal data we process are necessary for achieving the given purpose, this is to say they are processed in accordance with data minimisation principle as amended by Art. 5 (1c) GDPR.

Please find below the categories of personal data being processed by our law office:

  1. Basic identification data: degree, name, surname, date of birth, contact data such as address / permanent residence, an email address and a phone number;
  2. Other categories of identification data: nationality, a number or a copy of official documentation (ID, a passport, a driving licence), bank account information;
  3. Information about economic and social status: income, expenses, assets and liabilities;
  4. Specific categories of personal data: in case of anti-discrimination or employment disputes, criminal proceedings, etc.
  1. Do we use automated individual decision-making including profiling?

Our law office does not use any processes based upon automated individual decision-making including profiling, as amended by Art. 2 GDPR.

 

  1. Who is eligible to access your personal data?

Generally speaking, the attorney is required to preserve confidentiality of information including any personal data processing of a client or any other persons. The duty of confidentiality is expressly governed by law as well as by the Bar Association Regulations.

Therefore, we shall not reveal any of our clients´ or third parties´ personal data in any manner whatsoever except for the cases when such disclosure is permitted by law.

It is noteworthy that our personal data may be provided to persons that were authorised to perform specific legal services, are in charge of the accounting agenda or to server and cloud storage providers.

  1. To what countries can your data be transferred?

Your personal data are not transferred to any third country or an international organisation.

The third countries are defined as countries outside the European Economic Area. The European Economic Area consists of the EU Member States, Liechtenstein, Iceland and Norway.

  1. For how long are your personal data stored?

As far as our clients are concerned, the period and the manner of storing your client file is governed by specific regulations in accordance with GDPR.

Your personal data shall be kept and stored for the duration of your legal representation by our law office. Furthermore, client files shall be stored for the period of 10 years from the day of termination of our legal representation, resp. from termination of our contractual relation. Afterwards, the whole documentation shall be properly destroyed except for the documents which are governed by specific regulations pursuant to Art. 6 (1c) GDPR, e.g. economic, accounting and tax regulations, evidence recorded for the purpose of criminal proceedings, etc.

  1. Instruction on data subject’s rights

As the data subject, you have right:

  • to access your personal data as amended by Art. 15 GDPR
  • to correction of your personal data as amended by Art. 16 GDPR
  • to erasure of your personal data as amended by Art. 17 GDPR
  • to restrict processing as amended by Art. 18 GDPR
  • to data portability as amended by Art. 20 GDPR
  • to object to the processing as amended by Art. 21 GDPR
  • to withdraw consent for the personal data processing
  • to lodge a complaint with the Data Protection Authority in Liechtenstein: Datenschutzstelle Liechtenstein, Städtle 38, Postfach 684, LI-9490 Vaduz, : +423 236 60 90,info.dss@llv.li

Enforceability of all the above mentioned rights is subject to GDPR regulations or depends on your status in relation to our law office as a client or not, which also confers on us the possible duty of confidentiality.

Your rights may also be enforced by email to office@boomandsmart.com or in writing to our company address.

  1. Cookies

Our website is only using so-called strictly necessary cookies which shall not collect information and data based upon which a website user could be individually identified. These are the cookies which must be present to ensure the proper functionality of the website by its operator.

Ochrana osobných údajov

Spracovanie osobných údajov advokátmi o klientoch alebo iných fyzických osobách, je každodennou súčasťou výkonu advokácie. V texte nižšie uvádzame podmienky, za ktorých dochádza k spracúvaniu osobných údajov našou advokátskou kanceláriou Advocatur Gémeš, Filipová & Partner AG, akciová spoločnosť, so sídlom Städtle 17, Vaduz 9490, Lichtenštajnské kniežatstvo, reg.č. FL-0002.539.075-9, zápis: Amt Für Justiz Fürstentum Liechtenstein Handelsregister, vo veci týkajúcej sa organizačnej zložky podniku BOOM & SMART Slovakia, so sídlom Dolná 370/6A, Banská Bystrica 974 01, Slovenská republika, IČO: 53 096 428, zápis: Obchodný register Okresného súdu Banská Bystrica, Oddiel: Po, Vložka číslo: 740/S.

V prípade otázok nás môžete kontaktovať prostredníctvom e-mailu office@boomandsmart.com, alebo telefonicky na +421 48 4153626.

  1. Pre aké účely, a prostredníctvom ktorých právnych základov, spracúvame vaše osobné údaje?
Účely spracúvania Právny základ
Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb) Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Poskytovanie iných ako právnych služieb Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR alebo verejný záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR
Účely týkajúce sa ochrany oprávnených záujmov Oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Marketingové účely Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme a účely historického a vedeckého výskumu Právny základ, ktorý umožňoval získavanie osobných údajov na pôvodné účely v zmysle režimu čl. 89 GDPR
Personalistika a mzdy Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR prípadne aj plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR
Účtovné a daňové účely Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR

Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb) môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:

  • Príprava ponuky právnych služieb na žiadosť klienta vrátane účasti vo výberových konaniach klientov;
  • Posúdenie klienta z pohľadu potenciálneho konfliktu záujmov;
  • Uzatvorenie zmluvného vzťahu s klientom vrátate predzmluvných vzťahov;
  • Overovanie totožnosti klienta;
  • Zastupovanie klientov v konaní pred súdmi, orgánmi verejnej moci a inými právnymi subjektmi;
  • Obhajoba v trestnom konaní;
  • Poskytovanie právnych rád;
  • Spisovanie listín o právnych úkonoch;
  • Spracúvanie právnych rozborov;
  • Správa majetku klientov;
  • Ďalšie formy právneho poradenstva a právnej pomoci;
  • Komunikácia s klientami a inými fyzickými osobami týkajúca sa výkonu povolania alebo zmluvného vzťahu s klientom;
  • Vyhľadávanie dôkazov v prospech klienta;
  • Právne poradenstvo v rámci funkcie zodpovednej osoby podľa GDPR;
  • Zisťovanie totožnosti klientov prostredníctvom svedkov, vyjadrenia obce alebo listinných dôkazov.

Poskytovanie iných ako právnych služieb môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:

  • Výkon funkcie oprávnenej osoby podľa Zákona o partneroch verejného sektora;
  • Autorizácia zmlúv vrátane vyhľadávania informáciách o osobách, ktorým by uzavretím zmluvy mohla vzniknúť škoda;
  • Vykonávanie konverzie a zaručenej konverzie;

Zabezpečovanie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory môže zahŕňať spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné napr. pre nasledovné činnosti advokátov:

  • Plnenie povinností na úseku ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti   a financovania terorizmu;
  • Vnútorné administratívne činnosti súvisiace s alebo podporujúce poskytovanie právnych a iných služieb;
  • Evidencia času, úkonov a poskytnutého poradenstva klientovi;
  • Správa a kontrola záväzkového vzťahu medzi klientom a advokátom;
  • Vedenie spisovej agendy advokáta;
  • Oznamovanie protispoločenskej činnosti (whistleblowing).
  1. Aké oprávnené záujmy pri spracúvaní osobných údajov sledujeme?

Ochrana oprávnených záujmov advokátskej kancelárie je spätá predovšetkým so zabezpečením bezpečnosti priestorov kancelárie a majetku. Zároveň, oprávnený záujem ako sekundárny právny základ môžeme aplikovať aj v prípadoch, kde účely spracúvania osobných údajov definuje právny predpis, ale nedostatočne špecifikuje podmienky spracúvania osobných údajov.

Oprávnené záujmy, na ktoré sa pri spracúvaní osobných údajov spolieha naša kancelária, môžu byť nasledovné:

Oprávnený záujem Popis
Ochrana majetku a priestorov kancelárie
Priamy marketing GDPR definuje podmienky, za splnenia ktorých je možné priamy marketing považovať za oprávnený záujem prevádzkovateľa. Preto sa pri našej komunikácii s vami, ktorú možno podradiť pod priamy marketing (napr. zasielanie newslettra), spoliehame na naše oprávnené záujmy.
  1. Aké kategórie osobných údajov o vás spracúvame?

Z pohľadu advokáta je veľmi komplikované vymedziť presný zoznam osobných údajov, ktoré o vás spracúvame. Tieto sa líšia v závislosti od konkrétneho prípadu, poskytovanej právnej služby, od účelu a tým aj vykonanej spracovateľskej operácie. Platí však, že všetky osobné údaje, ktoré o vás spracúvame, sú nevyhnutné na dosiahnutie predmetného účelu a teda sú spracúvané prísne v súlade so zásadou minimalizácie osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR.

Vo všeobecnosti možno kategórie osobných údajov, spracúvaných našou advokátskou kanceláriou, vymedziť ako:

  1. základné identifikačné údaje: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, kontaktné údaje ako adresa bydliska, e-mailová adresa a telefónne číslo;
  2. ďalšie identifikačné údaje: údaje o štátnej príslušnosti, číslo alebo fotokópia úradných dokladov (občiansky preukaz, pas, vodičský preukaz), informácie o bankovom účte;
  3. údaje o ekonomickom alebo sociálnom stave: príjmy, výdavky, aktíva a pasíva;
  4. osobitné kategórie osobných údajov: napr. v prípade antidiskriminačných alebo pracovnoprávnych sporov, v trestnom konaní a pod.
  1. Používame automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania?

V našej kancelárii nevyužívame žiadne procesy, ktoré by boli založené a automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania, v zmysle článku 22 GDPR.

  1. Komu sprístupňujeme vaše osobné údaje?

Vo všeobecnosti platí, že advokát poskytuje právne služby pod podmienkou zachovania mlčanlivosti, ktorá sa zákonite vzťahuje aj na spracúvanie osobných údajov klientov a iných osôb. Podmienkou zachovania mlčanlivosti je advokát viazaný tak zákonom, ako aj predpismi advokátskej komory.

Preto osobné údaje našich klientov a iných osôb vo všeobecnosti nesprístupňujeme. Podľa Trestného zákona je však advokát povinný prekaziť spáchanie trestného činu, ak sa hodnoverným spôsobom dozvie, že iný pripravuje alebo pácha zločin. Zároveň je advokát povinnou osobou podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu, a preto je v súlade s týmto predpisom povinný poskytnúť finančnej spravodajskej jednotke, súdom alebo orgánom činným v trestnom konaní, všetky potrebné informácie a doklady, ak takýmito v uvedenej súvislosti disponuje.

Vaše osobné údaje môžu byť zároveň poskytnuté osobám, ktoré poverujeme vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb, spracovaním účtovnej agendy, alebo  poskytovateľom serverového úložiska.

  1. Sú vaše osobné údaje prenášané do tretích ktorých alebo medzinárodných organizácií?

Vaše osobné údaje nie sú prenášané do žiadnej tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie.

Treťou krajinou sa rozumie krajina mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Európsky hospodársky priestor tvoria krajiny Európskej únie, Lichtenštajnsko, Island a Nórsko.

  1. Po akú dobu uchovávame vaše osobné údaje?

V prípade, ak ste našim klientom, spôsob uchovávania vášho spisu vrátane jeho skartácie, upravuje vnútorný predpis Slovenskej advokátskej komory.

Podľa Návrhu spisového poriadku, ktorý je prílohou uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory č. 29/11/2011 zo dňa 1. decembra 2011, je skartačná lehota klientského spisu 10 rokov. Táto lehota plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu archívu.

Uvedenou lehotou sa riadi aj naša advokátska kancelária.

Existujú však výnimky, ktoré nám ukladajú povinnosť evidovať klientský spis dlhšie. Podľa vyššie uvedeného predpisu SAK, nie je možné skartovať:

  • klientský spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom,
  • protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov,
  • klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu,
  • klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.

Ak advokát vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia.

Vedenie a uchovávanie účtovnej dokumentácie (účtovných záznamov) upravuje predovšetkým zákon o účtovníctve, ktorý na evidenciu týchto záznamov stanovil desaťročnú lehotu, pričom začiatok jej plynutia sa odvíja od typu konkrétneho záznamu.

V ďalších prípadoch spracúvania osobných údajov, uchovávame osobné údaje po dobu nevyhnutnú na splnenie daného účelu spracúvania, alebo do uplynutia doby, na ktorú nám dotknutá osoba poskytla svoj súhlas.

  1. Poučenie o právach dotknutej osoby

Ako dotknutá osoba máte právo

  • požadovať od nás prístup k vašim osobným údajom podľa čl. 15 GDPR
  • na opravu vašich údajov podľa čl. 16 GDPR
  • na vymazanie vašich údajov podľa čl. 17 GDPR
  • na obmedzenie spracúvania vašich údajov podľa čl. 18 GDPR
  • na prenosnosť osobných údajov podľa č. 20 GDPR
  • namietať spracúvanie osobných údajov podľa č. 21 GDPR
  • právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov
  • podať dozornému orgánu návrh na začatie konania podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov

Uplatnenie vašich práv je však podmienené splnením podmienok, ktoré pre ich uplatnenie kladie GDPR. Zároveň sa možnosť ich uplatnenia odvíja aj od vášho postavenia vo vzťahu k našej advokátskej kancelárii, teda či ste alebo nie ste našim klientom. Pretože práve od tejto skutočnosti sa odvíja aj naša prípadná povinnosť zachovávať mlčanlivosť.

Svoje práva môžete uplatniť e-mailom na office@boomandsmart.com, alebo písomne na adrese nášho sídla.

  1. Cookies

Naša webová stránka používa len tzv. nevyhnutné cookies, ktoré nezhromažďujú informácie a údaje, na základe ktorých by mohol byť  používateľ webovej stránky individuálne identifikovateľný. Jedná sa výlučne o cookies, bez ktorých by prevádzkovateľ webovej stránky nebol schopný poskytovať svoje služby cez webovú stránku, pretože sú nevyhnutné k jej správnemu fungovaniu.

 

  1. Kódex správania pre spracúvanie osobných údajov advokátmi

Naša advokátska kancelária pri spracúvaní osobných údajov postupuje plne v súlade s Kódexom správania pre spracúvanie osobných údajov advokátmi, prijatým Slovenskou advokátskou komorou a schváleným Úradom na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Menu